Quyết định nêu rõ, đưa vào vận hành chính thức Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội (Hệ thống).

Hệ thống là nền tảng số phục vụ gửi, nhận, theo dõi, quản lý, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử; kết nối, liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cùng các nền tảng số của Thành phố, góp phần từng bước thay thế văn bản giấy, nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Hệ thống được áp dụng đối với các sở, ngành, UBND cấp xã, cơ quan, đơn vị liên quan và có giá trị pháp lý theo quy định khi văn bản được ký số hợp lệ. Riêng văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước, thủ tục hành chính và các văn bản chuyên ngành có quy định riêng không thuộc phạm vi áp dụng.

Về nguyên tắc vận hành, các văn bản đủ điều kiện phải được gửi, nhận qua Hệ thống, chỉ sử dụng văn bản giấy khi pháp luật quy định hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật. Tổ chức, doanh nghiệp không phải khai báo lại thông tin đã được xác thực. Văn bản điện tử được quản lý bằng mã định danh, theo dõi trạng thái xử lý và truy vết toàn trình. Hệ thống bảo đảm kết nối, chia sẻ dữ liệu qua LGSP, tuân thủ quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin, an ninh mạng và giao dịch điện tử.

Theo Quyết định, 100% sở, ban, ngành, UBND các xã, phường và các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp phải kết nối, khai thác và sử dụng Hệ thống. 100% doanh nghiệp thành lập mới được hướng dẫn, hỗ trợ tạo tài khoản và sử dụng Hệ thống ngay khi đăng ký doanh nghiệp. Toàn bộ văn bản điện tử đủ điều kiện giao dịch giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện qua Hệ thống, từng bước thay thế văn bản giấy. Các trường hợp không cập nhật dữ liệu, không tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử hoặc gửi song song văn bản giấy không cần thiết sẽ được thống kê, báo cáo và đưa vào đánh giá cải cách hành chính, chuyển đổi số, mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Dữ liệu hình thành trong quá trình vận hành Hệ thống được quản lý, khai thác, chia sẻ theo quy định của pháp luật; việc kết nối dữ liệu phải bảo đảm an toàn, bảo mật và phân quyền truy cập. Hệ thống lưu nhật ký giao dịch, xử lý văn bản phục vụ kiểm tra, giám sát, truy vết và lưu trữ theo quy định.

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố là cơ quan đầu mối

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố được giao giúp UBND Thành phố điều phối, quản trị nghiệp vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hỗ trợ người sử dụng và đánh giá việc triển khai, sử dụng Hệ thống trên địa bàn Thành phố. Chủ trì quản lý tài khoản người dùng, cơ sở dữ liệu danh bạ tổ chức, doanh nghiệp tham gia Hệ thống; thiết lập, vận hành hệ thống giám sát, thống kê, dashboard phục vụ công tác quản trị, điều hành của Thành phố.

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố cũng được giao là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng Hệ thống; chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xử lý hoặc tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định. Chủ trì xây dựng, trình UBND Thành phố ban hành Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực.

Đồng thời, chủ trì xây dựng kế hoạch tuyên truyền, đào tạo, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Hệ thống. Chủ trì tổng hợp nhu cầu kinh phí phục vụ công tác quản trị nghiệp vụ, tuyên truyền, đào tạo, tập huấn, hỗ trợ vận hành Hệ thống; phối hợp với Sở Tài chính tham mưu UBND Thành phố bố trí kinh phí theo quy định.

Ngoài ra, UBND thành phố Hà Nội giao Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, nền tảng công nghệ và vận hành ổn định Hệ thống; triển khai kết nối, liên thông dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin; nghiên cứu bổ sung tiêu chí đánh giá chuyển đổi số và phối hợp nâng cấp, phát triển Hệ thống.

Lộ trình triển khai

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực, phải hoàn thiện Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống.

Từ ngày 01/8/2026 đến ngày 31/8/2026, triển khai mở rộng tại các sở, ban, ngành, Thuế thành phố Hà Nội và các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch điện tử thường xuyên với tổ chức, doanh nghiệp.

Từ ngày 01/9/2026 đến ngày 30/9/2026, hoàn thành triển khai trên toàn Thành phố; tổ chức đánh giá kết quả vận hành, thống kê tỷ lệ sử dụng, tỷ lệ kết nối, tỷ lệ văn bản điện tử và báo cáo UBND Thành phố.